Conditions d'utilisation

Version du 24 octobre 2026

Ces conditions s'appliquent à toute organisation qui crée un espace Kolektiv et aux personnes qui l'utilisent. En créant un espace, la personne qui s'inscrit déclare agir pour le compte de son organisation et avoir le pouvoir de l'engager.

1. Le service

Kolektiv est un outil en ligne de gestion RH (salariés, absences, télétravail, entretiens, primes, documents) et de pilotage d'entreprise (sociétés, contrats, avantages, logiciels). Il est fourni en l'état et peut évoluer ; les évolutions importantes sont annoncées dans l'outil.

2. Gratuité et offres partenaires

L'utilisation de Kolektiv est gratuite, sans limite de salariés ni de sociétés. Le service est financé par des offres de partenaires présentées aux administrateurs RH. Ces offres sont facultatives et signalées comme telles ; certaines donnent lieu à une rémunération de l'éditeur par le partenaire, sans surcoût pour l'organisation. Aucune donnée personnelle n'est transmise aux partenaires.

3. Comptes et sécurité

• Chaque utilisateur dispose d'un compte personnel protégé par un mot de passe et une double authentification obligatoire. Il ne doit pas le partager.
• L'organisation désigne ses administrateurs et attribue les rôles. Elle est responsable des accès qu'elle accorde.
• Toute suspicion d'accès non autorisé doit nous être signalée sans délai à contact@kolektiv.fr.

4. Engagements de l'organisation

• Utiliser le service conformément à la loi, notamment au droit du travail et au RGPD.
• N'y déposer que des données nécessaires à la gestion RH et au pilotage de l'entreprise, et informer ses salariés de ce traitement.
• Ne pas tenter de contourner les contrôles d'accès, ni de perturber le service.

5. Protection des données (sous-traitance)

Pour les données RH qu'elle gère dans Kolektiv, l'organisation est responsable du traitement et l'éditeur agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. À ce titre, l'éditeur s'engage à :

• traiter ces données uniquement pour fournir le service et sur instruction documentée de l'organisation, l'utilisation de l'outil valant instruction ;
• garantir la confidentialité des données : les personnes qui interviennent sur le service sont tenues au secret, et l'équipe technique n'a pas accès aux données RH dans l'outil ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité (double authentification, cloisonnement par rôle, chiffrement des champs sensibles, journal d'audit, hébergement en France) ;
• ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité, et informer l'organisation de tout changement, en lui laissant la possibilité de s'y opposer ;
• aider l'organisation à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes et à ses obligations de sécurité et d'analyse d'impact ;
• notifier l'organisation dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données la concernant ;
• à la fin de l'utilisation du service, supprimer les données de l'organisation, après lui avoir permis de les récupérer ;
• mettre à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires, ni transmises aux partenaires commerciaux.

6. Disponibilité et responsabilité

L'éditeur met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer l'accès au service et la sauvegarde des données, sans garantie de disponibilité continue, compte tenu de sa gratuité. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et se limite aux dommages directs. Les informations affichées par l'outil (soldes, échéances, rappels) sont une aide à la gestion ; elles ne remplacent pas un conseil juridique, social ou en assurance.

7. Durée et résiliation

L'organisation peut cesser d'utiliser le service à tout moment en demandant la suppression de son espace à contact@kolektiv.fr. L'éditeur peut suspendre un espace en cas de manquement grave à ces conditions, après en avoir informé l'organisation sauf urgence de sécurité. Un espace jamais activé est supprimé automatiquement après 7 jours.

8. Modification des conditions

Ces conditions peuvent évoluer. Les administrateurs sont informés de toute modification importante au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

9. Droit applicable

Ces conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable ; à défaut, les tribunaux compétents sont ceux du ressort du siège de l'éditeur.