Politique de confidentialité
Mise à jour le 24 octobre 2026
Kolektiv est un outil RH et de pilotage d'entreprise. Il est conçu pour que chacun ne voie que ce qui le concerne, et cette règle vaut aussi pour nous : nous ne vendons aucune donnée et n'en transmettons aucune à nos partenaires commerciaux.
Deux rôles différents
Pour le site et les comptes administrateurs, l'éditeur de Kolektiv (voir les mentions légales) est responsable du traitement : visiteurs du site, personnes qui créent un espace, échanges avec nous.
Pour les données RH que votre employeur gère dans Kolektiv (fiche salarié, absences, documents, contrats, adhésions…), votre employeur est responsable du traitement. Kolektiv agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il traite ces données uniquement pour le compte de l'employeur, sur ses instructions. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à votre employeur ; nous l'aiderons à vous répondre.
Données que nous traitons en tant que responsable
| Quoi | Pourquoi | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Visite du site : un cookie de session technique | Sécurité des formulaires et de la connexion | Intérêt légitime (cookie strictement nécessaire, sans consentement requis) | Fin de la session |
| Création d'un espace : nom, prénom, e-mail professionnel, nom de l'entreprise | Créer et sécuriser l'espace, vous envoyer le lien d'activation | Exécution des conditions d'utilisation | Durée d'utilisation du service. Espace jamais activé : supprimé après 7 jours |
| Compte : mot de passe (haché), secret de double authentification (chiffré), journal de connexions (adresse IP, date) | Authentification, prévention des intrusions | Exécution des conditions d'utilisation et intérêt légitime (sécurité) | Durée du compte |
| Échanges par e-mail avec nous | Répondre à vos demandes | Intérêt légitime | 3 ans après le dernier échange |
| Clics sur une offre partenaire : nombre de clics par offre | Mesurer l'intérêt des offres, calculer nos commissions | Intérêt légitime | 3 ans, en statistiques sans donnée salarié |
Le site n'utilise aucun outil de mesure d'audience, aucun traceur publicitaire et ne charge aucune ressource depuis un service tiers.
Offres partenaires et affiliation
Kolektiv est gratuit. Il est financé par des offres de partenaires (mutuelle, prévoyance, épargne retraite, titres-restaurant, mobilité, logiciels…) présentées aux seuls administrateurs RH, jamais aux salariés.
- Une offre est un simple lien vers le site du partenaire. Aucune donnée n'est envoyée au partenaire : ni donnée salarié, ni donnée de contrat, ni coordonnées de l'administrateur.
- Si vous contactez un partenaire, vous le faites directement, sur son site et selon sa propre politique de confidentialité.
- Les rappels d'échéance de vos contrats sont calculés dans votre espace et ne quittent pas l'outil.
Sécurité des données RH
- Double authentification obligatoire pour tous les comptes.
- Droits d'accès définis par rôle et par périmètre, vérifiés côté serveur à chaque requête : un salarié ne voit jamais les données confidentielles d'un autre.
- Champs sensibles (salaire, IBAN, coordonnées personnelles, date de naissance, comptes rendus d'entretien, justificatifs) chiffrés en base.
- Journal d'audit des consultations de données sensibles, que personne ne peut modifier.
- Hébergement en France.
Destinataires et sous-traitants
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Scalingo SAS | Hébergement de l'application et de la base de données | France |
| Brevo SAS | Envoi des e-mails du service (activation, notifications) | France / Union européenne |
| Gandi SAS | Nom de domaine et messagerie de contact | France |
Si votre organisation connecte son propre espace Slack pour diffuser des documents, ces envois transitent par Slack, selon le contrat qui lie votre organisation à Slack. Cette option est désactivée par défaut.
Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne par Kolektiv.
Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Écrivez-nous à contact@kolektiv.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).