Ressources · Guide
Embaucher un salarié
Une embauche se prépare quelques semaines à l'avance. Les formalités obligatoires tiennent en peu d'étapes, mais leur ordre compte : la déclaration préalable à l'embauche doit être faite avant la prise de poste, et le contrat écrit remis dans les délais.
Les étapes
Dans Kolektiv, ce guide devient une checklist à cocher pour chaque salarié, avec un lien vers le bon écran ou le bon modèle à chaque étape.
- Envoyer la promesse d'embauchePoste, rémunération, date d'entrée et période d'essai. Une fois acceptée, elle vaut contrat.
- Créer la fiche du salarié dans l'outilIdentité, numéro de sécurité sociale, statut, classification et temps de travail. Il recevra son invitation et complétera ses coordonnées et son contact d'urgence.
- Salarié étranger : vérifier son autorisation de travailAvant l'embauche, auprès de la préfecture (au moins deux jours ouvrables avant la prise de poste) pour un titre de séjour valant autorisation de travail. Enregistrez le titre et sa date de fin : l'outil vous préviendra 60 jours avant.
- Faire la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)Auprès de l'Urssaf, au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard avant la prise de poste.
- Faire signer le contrat de travailUn CDD doit être remis au salarié au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche.
- Inscrire le salarié au registre unique du personnelNom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat ; pour un salarié étranger, le titre de travail.
- Faire lire le règlement intérieur et les chartesEnvoyez-les à confirmer de lecture : vous saurez qui les a lus.
- Affilier à la mutuelle et à la prévoyanceRemettre la notice d'information et l'acte de mise en place ; recueillir une éventuelle demande de dispense.
- Organiser la visite d'information et de préventionAuprès du service de prévention et de santé au travail, dans les trois mois suivant la prise de poste (avant l'affectation pour certains postes).
- Transmettre l'entrée à la paieL'entrée apparaît automatiquement dans les variables du mois de l'espace paie.
- Préparer l'arrivéeMatériel, accès, référent et parcours d'intégration.
Guide indicatif, à adapter à votre convention collective. Il ne remplace pas un conseil juridique.
Gratuit. Sans limite de salariés ni de sociétés.
Kolektiv est financé par des offres de partenaires présentées aux seuls administrateurs RH. Aucune donnée de vos salariés n'est transmise à ces partenaires, ni vendue.